INFORME
A
: Ninoska Cisneros
Directora de Zapatería
De
: Dardania Quiroz
Administradora
Asunto : Quiebra de Zapatería
Fecha : 22 de septiembre del 2008
I-
INTRODUCCIÓN:
Informare sobre el reciente Cierre de Zapatería
Cisneros & Asociados, que sucedió en el mes de agosto
del año en curso.
Con este informe me
propongo dar a conocer las causas por las cuales ha sucedido este
cierre inesperado para todos los trabajadores de esta
Zapatería, recomendaciones y sugerencias para restaurar
la
organización y ventas de este
calzado. Así como también dar trabajo a los
40 empleados que han pasado al desempleo.
II-
DESARROLLO:
La primera causa que llevo al cierre fue debido a que en
nuestro país están introduciendo demasiados zapatos
del exterior, lo que produjo una insuperable baja a nuestras
ventas. Se siguió elaborando gran cantidad y
variedad de calzado en esta Zapatería, pero al ver que se
tenia en bodega alrededor de 3,000.00 (TRES MIL) pares de
zapatos, se decidió no continuar fabricando dicho producto hasta
que se lograra vender la mercancía embodegada y superar
todas las bajas que se habían tenido para obtener ganancia
y luego invertirla para comprar material y continuar en la
elaboración de zapatos.
Se logro obtener un poco de ganancia, pero al realizar las
compras de los
materiales,
todo estaba más caro y se hizo difícil conseguir
cuero para
continuar con sus labores. Al verse completamente
fracasados, todos los Zapateros empezaron a comunicar que no
estaban obteniendo nada de ganancia para ellos ni para la
Compañía, por lo que decidieron retirarse.
La segunda causa fue la falta de cuero. Los Zapateros
dicen no poder
continuar su trabajo, lo que trae consecuencias negativas para
ellos, debido a que solo pueden realizar simples reparaciones a
zapatos ya elaborados. El cuero debe importarse y no hay
fondos para ello, ni para asegurarles su salario
quincenal.
La tercera causa es que no hay fondos para trabajar, se
necesita de un financiamiento
para hacerla surgir. Se necesita un responsable de compra,
para abastecer todas las necesidades.
III- CONCLUSIONES:
Si desea continuar con la Zapatería, se deberá
ampliar el modulo y enriquecer el capital para
empezar un nuevo trabajo mas diferente y variado.
La introducción de mercadería del
exterior nos trae una enorme baja en nuestras ganancias y limita
nuestro mercado.
Debemos cambiar planes originales para entrar en competencia en el
mercado.
IV- SUGERENCIAS:
1) Invertir un poco mas de
capital será de mucho beneficio y se lograra obtener
mayores ganancias.
2) Ampliar el local para la
comodidad de los trabajadores y obtener un trabajo eficiente.
3) Buscar material en otras
Empresas o
Distribuidores para poder realizar un trabajo excelente.
Se deben vender los zapatos embodegados a precio de
costo para no
perder esta inversión y sufragar gastos
actuales.
Cartas
La carta
comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas
las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la
habilidad para escribir una buena carta sea
requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene
intención de entrar al mundo de los negocios.
Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de
Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de
Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta
de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío,
Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en
dependencia del objetivo con
el que se vaya a elaborar una carta.
Estructuras de las Cartas:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de
identificación de una empresa o
entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde
donde se escriben las cartas así como el día mes y
año.
3. Destinatario: son los datos de
identificación de la persona al cual
va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el
cual no debe ser más extenso de una línea y en el
que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada
la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía
que se incluye antes de escribir el texto de la
carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el
asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda
que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje
claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por
concluida la expresión del mensaje. La despedida debe
guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial
y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que
remite la carta lo hace en nombre y representación de
otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que
se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de
las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado
de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la
acompaña uno o varios documentos
adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Ejemplo de Cartas:
Carta de Solicitud de Pedido:
COLEGIO S.O.S HERMANN GMEINER DE
MANAGUA
Embajada USA ½ cuadra
abajo
Telefono
2686113 – Apdo.
1268
Managua, Nicaragua 17 de septiembre del 2008
Lic. Eduardo Ramírez
Gerente de
Ventas
LIBRERÍA
HISPAMER
Estimado Lic. Ramírez:
Como es costumbre de nuestra entidad hacer pedidos a
LIBRERÍA HISPAMER, esta vez necesitamos la siguiente
papelería:
1. 25 Resmas de Papel Bond
tamaño carta.
2. 20 Cajas de Tiza
Antialérgica.
3. 5 Cajas de Lapiceros BIC
color
variado.
4. 100 Papelografos.
5. 5 Docenas de Cuadernos
Universitarios (Rayados).
Este pedido lo necesitamos a más tardar el día
22 de los corrientes. Cancelaremos dicho pedido con
cheque a
nombre de BANPRO, al momento de la entrega de la
mercancía.
Atentamente,
COLEGIO HERMANN GMEINER
Rosario Urbina
Guzmán
Directora
Carta de Solicitud de Pedido:
BANCO
UNO
Centro
Comercial Linda Vista – Modulo
A-18
Telefono 2641023 – Apdo.
126
Managua,
Nicaragua 18 de septiembre del 2008
Lic. Andrea
Gutiérrez
Gerente
General
Su Despacho
Estimada Lic. Gutiérrez:
Le recordamos que tiene un saldo vencido del 29 de agosto y
que esperamos recibir antes del 30 de septiembre con la
puntualidad que usted siempre acostumbra.
Le solicitamos se presente a regularizar su cuenta nuevamente
y así no afectar sus relaciones crediticias con nuestra
entidad.
Le esperamos.
Atentamente,
Nadiuska Zelaya
Narváez
Gerente de Cobro
Memorándums
El memorándums es un mensaje entre dos personas de una
misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras
(guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y
Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel
interno de las organizaciones.
El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en
diplomacia. Es menos solemne que la memoria y
la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los
hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características de un memorando:
§ Se
redacta en tercera persona.
§ Se
refiere por completo al tema planteado (es
específico-exacto).
§
Utiliza la construcción positiva.
§ No
usa rodeos de palabras.
§ Las
oraciones son directas y claras y cortas
§ Los
modelos son de
diferente tamaño y forma.
§ No
llevan saludo ni despedida.
§ Es un
medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o
extensos según el modelo.
Ejemplos de Memorándums
M E M O R A N D U M S
A
: Personal Docente
De
: Gladys Bonilla Muñoz
Directora
Asunto : Invitación al Acto de
Graduación
Fecha : 20 de septiembre del 2008
El Consejo Directivo de la Escuela
Politécnica de Comercio tiene
el agrado de Invitarles al Acto de Graduación que se
llevara a cabo en la Iglesia San
Nicolás de Tolentino.
Hora: 7:00 p.m.
Día : 27 de septiembre del 2008
Circulares
Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va
dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las
empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.
Tipos de Circulares:
De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos
fundamentales de circulares:
a) Orden que una autoridad
superior dirige a sus subalternos en escala
jerárquica. (Modelo A).
b) Cada uno de los avisos
iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para
informarles sobre un asunto de interés
común. (Modelo B).
A veces, se envía una circular de gran
extensión, como la de una carta. En ese caso se
denomina carta-circular.
Características Esenciales:
La circular reúne las siguientes características
esenciales:
§
Dimensiones del papel generalmente más pequeños que
los de la carta corriente.
§
Contenido referido a asuntos de poca importancia como
instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.
§
Redacción por lo común en forma impersonal (se les
comunica…, se informa a todos los trabajadores).
§
Remitente: el nombre de la dependencia, organización o
empresa correspondiente (la dirección…, el
Departamento del Personal…).
Ejemplos de Circular:
Circular (Modelo A):
UNIVERSIDAD DEL VALLE
CIRCULAR
20 de septiembre del 2008
A: Personal Docente.
Se les cita hoy a las 5:00 p.m. en el Auditorio de la Universidad a la
Reunión Evaluativa correspondiente al primer semestre
lectivo.
Se les espera puntualmente.
LA RECTORIA
Circular (Modelo B):
UNIVERSIDAD DEL VALLE
CIRCULAR
20 de septiembre del 2008
A: Profesores y Alumnos
Se les invita hoy a las 5:00 p.m. al Auditorio de la
Universidad a una Asamblea General en la que se informara sobre
las actividades relacionadas con la SEMANA DE LA PATRIA.
LA ADMINISTRACION
El
Acta
El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar
constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta,
asamblea o reunión.
Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros
de una agrupación, sindicato,
asociación, organización u otro colectivo, en cuyas
sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí
abordado.
La redacción del Acta corresponde al Secretario del
organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una
minuta o síntesis
de la reunión sobre la base de la agenda u orden del
día. Después desarrollara las ideas o
conceptos en forma completa y adecuada.
Estructura del
Acta: La estructura del
acta está determinada por su contenido, ya que cada
apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la
reunión. En general, en un acta se pueden distinguir los
siguientes apartados:
§ El
título recoge el nombre de la asociación o grupo y el
motivo por el que se reúnen.
§ La
introducción precisa los datos referidos a la
reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una
relación de presentes y ausentes que normalmente aparece
en el margen), así como los nombres completos del
presidente y el secretario de la reunión.
§ El orden del
día recoge la relación detallada de los asuntos que
se van a tratar.
§ El desarrollo de
la reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es
preciso- quiénes han intervenido y las opiniones
formuladas.
§ El cierre
concreta la hora a la que se considera finalizada la
reunión, expresa la conformidad de los presentes e incluye
las firmas del presidente y del secretario.
Sugerencias para la Redacción del Acta:
§ Emplee un
lenguaje claro y comprensible.
§ Escriba en
presente indicativo.
§ Utilice
oraciones y párrafos cortos.
§ Use
adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de
Actas: explica, agrega, informa, recuerda, aclara, aprueba,
etc.
§
Limítese a los aspectos significativos de la
sesión.
§ Evite un
lenguaje figurado en la redacción.
§ Sea coherente
y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos
escuchados.
§ Evite
mencionar los detalles intranscendentes.
§ Escriba en
letras las cantidades, las fechas, horas y años.
Ejemplo de Acta
ACTA
En San Pedro de Lovago, departamento de Chontales, a las
cuatro de la tarde del 17 de septiembre del dos mil ocho, se
reúnen en la Sala de Profesores del Instituto "Carlos
Pujol" el Consejo de Profesores, con el objeto de discutir
asuntos referentes al desarrollo de las actividades del
Centro.
Preside la reunión el Director del Instituto,
licenciado José René Matus L. y actúa como
Secretaria la licenciada Ivania Vega.
El Director abre la reunión y la Secretaria a
petición del Presidente, realiza el control de la
asistencia: 15 personas presentes y 1 ausente. Hay
quórum para celebrar la reunión.
La Secretaria da a conocer la agenda:
1. Lectura y
Aprobación del Acta Anterior.
2. Revisión de
Acuerdos.
3. Exámenes
Bimensuales:
3.1.
Periodo de realización.
3.2.
Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de las
pruebas.
3.3.
Análisis de los resultados.
Lectura y Aprobación del Acta Anterior:
La Secretaria da lectura al
Acta Anterior y se aprueba por unanimidad.
Revisión de Acuerdos:
El Director se refiere a los tres acuerdos tomados en la
reunión anterior y se comprueba que todos fueron cumplidos
satisfactoriamente.
Exámenes Bimensuales:
a) Periodo de
realización.
b) Criterios que tomar en cuenta
en la elaboración de pruebas.
El Director expone el punto relacionado con los
exámenes bimensuales y tras una discusión en la que
participa la mayoría de los presentes toma algunas
decisiones:
a) Realizar los exámenes
bimensuales en el periodo comprendido entre el diecisiete y el
veinticinco de septiembre.
b) Tomar en cuenta para la
elaboración de las pruebas: los objetivos
fundamentales de la asignatura, el grado de profundidad con que
se desarrollaron los contenidos y el tiempo
disponible para la aplicación de las pruebas.
c) Analizar los resultados de
las pruebas y discutir las conclusiones en sesión especial
del Consejo de Profesores, en fecha que la dirección
señalara.
El Presidente da por concluida la reunión a las seis y
diez minutos de la tarde del mismo día.
El
Contrato
Un contrato es el
convenio suscrito entre dos o más personas que se obligan
recíprocamente para constituir o extinguir un
vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de
arrendamiento
o contratos de trabajo.
También se puede decir que un contrato es el
acuerdo entre el empresario y
el trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un
trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por
cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una
retribución o sueldo.
Características de los Contratos:
§ Personas que
intervienen en el contrato.
§ Obligaciones y
derechos
recíprocos de las partes.
§ Fecha del
contrato.
§ Firma del
empleador y trabajador.
Ejemplos de Contratos:
PUERTO LIBRE INTERNACIONAL, S.A.
CONTRATO DE TRABAJO
Los suscritos Silvio Vargas Martínez, mayor de edad,
casado, de profesión y oficio: Administrador de
Empresas, del domicilio de Managua y en su calidad de
Gerente General quien en nombre y representación de Puerto
Libre Internacional, S.A., quien en adelante se denominara EL
EMPLEADOR y la señora Crystin Rosales Leiva, mayor de
edad, soltera y de profesión y oficio bachiller, del
domicilio de Managua. Actuando en su propio nombre y
representación, quien en adelante se denominara EL
TRABAJADOR, ambas partes con arreglo a la ley hemos
convenido en celebrar el siguiente CONTRATO DE
TRABAJO.
§
Clausula Primera: la Trabajadora se compromete a prestar
los servicios como
Impulsadora en las instalaciones de la Empresa, a
partir del 2 de septiembre del dos mil ocho.
§
Clausula Segunda: el presente Contrato de Trabajo se
celebrara por tiempo determinado, de un periodo de 30
días, iniciando su vigencia, a partir de su entrada.
§
Clausula Tercera: la Trabajadora se compromete a cumplir
con su jornada de trabajo. De conformidad con el articulo
51 del Codigo del
Trabajo.
§
Clausula Cuarta: el Empleador debe pagar por servicios
prestados por el Trabajador, la cantidad de C$1,010.00 (UN MIL
DIEZ CORDOBAS NETOS), en concepto de
salario que será pagado semanalmente en una sola cuota en
nuestra Empresa.
§
Clausula Quinta: el Trabajador debe comprometerse a un
fiel cumplimiento de las clausulas. Reglamento interno de
trabajo, quedando en el entendido de incumplimiento de
disposiciones, será causa justa para la terminación
de este Contrato de Trabajo.
Dado en la ciudad de Managua, a los dos días del mes de
septiembre del dos mil ocho.
EMPLEADOR
TRABAJADOR
Lic. Silvio
Vargas
Sra.
Crystin Rosales
Los
Reglamentos
Es la norma elaborada por el patrono
de acuerdo con los intereses de su empresa y la legislación
laboral vigente, en la que se establecen las condiciones de
acatamiento general sobre condiciones de trabajo, relaciones
humanas, medidas de orden técnico y sanciones
disciplinarias.
Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como los (as)
trabajadores (as) sepan de antemano cuáles son las reglas
que se deben seguir en el centro de trabajo, y las consecuencias
que tiene su incumplimiento para cada uno (a).
Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes
de aprobar el proyecto de
reglamento, el Departamento de Asesoría Externa indicado
le dará audiencia al Comité Permanente de
Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de
reglamento, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que
los (as) trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus
derechos adquiridos, alegar posibles ilegalidades,
supresión de beneficios, etc.
Características de los Reglamentos:
Deben contener la siguiente información:
§ Nombre
del centro de trabajo o razón social de la empresa en que
se aplicará el Reglamento.
§
Indicación precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que
se dedica la empresa.
§ Lugar
donde deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as).
§
Jornadas de trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta,
nocturna); así como indicar si se trata de jornada
acumulativa, fraccionada o continua.
§
Horarios, con indicación clara de los días que se
laboran, las horas de entrada y de salida de los trabajadores, el
tiempo destinado para comidas, incluyendo los tiempos que se
conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios. Si existen
diferentes horarios, deberá indicarse todos y cada uno por
separado.
§ La
forma de pago del salario y el lugar, día y hora en que se
paga.
§
Incentivos
salariales adicionales (en caso de que existan).
§
Normas
relativas a salud
ocupacional.
§ Normas
sobre el trabajo de
las mujeres y de los menores de edad.
§
Indicación de las personas que ejercen autoridad en la
empresa, su competencia y ante quiénes deben presentarse
las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de los
trabajadores; así como el procedimiento
para su presentación y respuesta.
§ Las
disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se
prohíbe descontar suma alguna del salario de los
trabajadores a título de multa; y que la suspensión
del trabajo, sin goce de sueldo, no podrá decretarse por
más de ocho días, ni antes de haber oído al (a
la) interesado (a) y a los (as) compañeros (as) que
éste (a) indique.
§
Procedimiento para conocer las denuncias sobre Acoso u
Hostigamiento Sexual en la empresa.
§ Las
disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para
una mejor administración del personal de cada
empresa:
Control de asistencia y
puntualidad.
Llegadas
tardías.
Abandono del
trabajo.
Vacaciones.
Aguinaldo.
Tipos de contratos de
trabajo vigentes en la empresa.
Feriados.
Día de descanso
semanal.
Importancia de los Reglamentos:
El Reglamento interno regula las relaciones de la empresa con
sus trabajadores en aquellos puntos en los cuales se exige una
definición más precisa entre lo que indica la ley
(Código
del trabajo y su reglamento) y las condiciones particulares de
actividad laboral de cada
empresa, con el objeto de que tanto patrono como trabajadores
conozcan con claridad a que atenerse en caso de
discrepancias.
Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir con las
leyes locales
e internacionales en todas las materias de su actividad y
además que primero resuelva todos sus conflictos
previos a una certificación si fuera el caso.
También que las actividades ISO exigen una
mayor colaboración y dedicación entre patronos y
trabajadores. Hoy en día toma cada vez mayor trascendencia
el uso del Reglamento interno como un documento de vital
importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades
empresariales.
Las empresas que no tienen aún un reglamento interno
deberían a corto plazo solicitar la asesoría legal
correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a los
beneficios de su implementación, despejando el camino a su
crecimiento en un clima de
tranquilidad.
Ejemplo de Reglamento:
CAPITULO PRIMERO –
I De los derechos de los propietarios
Artículo 1º: Todo propietario tiene derecho a
exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del
presente reglamento y/o del de copropiedad y administración.
Artículo 2º: Así, podrá demandar de
quien corresponda, la adecuada atención a sus solicitudes
y el debido cuidado y mantenimiento,
tanto del edificio como del correcto funcionamiento de todos los
servicios de carácter común existentes o que
llegaran a existir en la propiedad, con
la sola limitación de ejercer sus derechos dentro de las
normas que se fijan al efecto.
II.- De las obligaciones de .los propietarios
Artículo 3º: Todos los propietarios, inquilinos,
ocupantes, visitas y personal de servicio
están obligados a observar estrictamente el presente
reglamento interno.
1.-Les está prohibido :
a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades
y/o en los paliers, escaleras y otros lugares comunes del
edificio, toda clase de
materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan
significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas;
b) Depositar materias, mercaderías, muebles y/u objetos
en cualquier lugar común del edificio que puedan
comprometer la estética y buen gusto del mismo o
significar daño o
molestias o perjudicar la visual de los demás
propietarios, u obstruir o entorpecer el uso de dichas
partes;
c) Colocar en los sectores de propiedad común o en los
de propiedad exclusiva con vista al exterior, insignias,
letreros, anuncios. banderas de propaganda,
toldos, chapas, muebles, macetas o cualquier otro objeto
susceptible de afectar la estética del edificio o la
comodidad de los convecinos. Incumbe a la asamblea de
propietarios considerar los pedidos que se formulen y
resolverlos.
d) Producir o permitir que se produzcan disturbios y/o ruidos
que atenten contra la tranquilidad que debe reinar en el
edificio. Al efecto, luego de las _ _ _ _ y _ _ _ _ hasta las _ _
_ _ del día subsiguiente, y de _ _ _ _ a _ _ _ _ horas,
procurarán que el uso de aparatos de
radiotelefonía, televisión, instrumentos
musicales y de resonancia, se utilicen con suma
moderación;
e) La tenencia de animales, si
causaren molestias a los propietarios o afectaren la tranquilidad
o higiene del
edificio;
f) La realización de reuniones de personas a cualquier
hora del día que puedan originar molestias a los vecinos.
Exceptúase el caso de fiestas, siempre que se haga uso del
derecho con la debida prudencia y sin abusar de una continuidad
en Su realización atentatoria a las normas de una
verdadera convivencia;
g) Arrojar basuras, papeles, colillas de cigarrillos, etc., a
los patios interiores, pasillos y partes comunes del edificio ylo
calzada;
h) Arrojar latas, botellas u otros recipientes por el conducto
del incinerador de basuras, como asimismo arrojar los residuos en
paquetes prensados y cualquier otro objeto que pueda dificultar
el normal funcionamiento del incinerador;
i) Arrojar desperdicios, algodones, líquidos o
sustancias inflamables yen general toda clase de objetos que por
su tamaño o características puedan afectar las
cañerías o provocar obstrucciones en las mismas
;
j) Sacudir alfombras, ropa u objetos similares en los balcones
y/o ventanas del edificio;
k) Colocar antenas o bajadas
de las mismas, para radio y/o
televisión, sin la expresa conformidad dada
por escrito por el administrador;
l) Proceder a la pintura de
persianas, puertas, balcones, paredes, etc., que den al exterior
y partes comunes, sin la previa conformidad del administrador
dada por escrito;
m) Introducir en el departamento o sacar de él, muebles
y/o objetos de gran volumen fuera del
período comprendido entre las _ _ _ _ y las _ _ _ _
horas;
n) Emplear los ascensores principales del edificio para el
transporte de
muebles y/u objetos que puedan dañar los mismos. Para ello
deberá usarse exclusivamente el ascensor de servicio y
siempre que no pueda dañarlo, en cuyo caso deberá
utilizarse cuerdas elevadoras. En todos los casos deberá
darse aviso al encargado a fin de que tome debida nota de lo
transportado por si ello diera origen a roturas y/o desperfectos,
para así deslindar responsabilidades;
o) Utilizar los servicios de los encargados, suplentes,
ayudantes y en general de todo el personal dependiente del
consorcio, para actividades, trabajos y/o servicios de
carácter particular;
p) Poner o fijar clavos, tornillos o soportes en los tabiques
divisorios o paredes medianeras que puedan perjudicar los
departamentos o casas vecinas;
q) Realizar construcciones no autorizadas;
r) Dar órdenes o instrucciones al personal dependiente
del consorcio, las que se cursarán únicamente por
intermedio del administrador.
2.-Se obligan a:
s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras
personas a cualquier título que fuere, a hacer conocer a
las mismas el presente reglamento, exigiendo de ellas su estricto
acatamiento y cumplimiento. Sin perjuicio de ello ya los efectos
de las responsabilidades emergentes de la falta de cumplimiento
de sus disposiciones el propietario permanecerá siendo el
único responsable frente al consorcio;
t) Comunicar inmediatamente al administrador todo caso de
enfermedad infecto-contagiosa que padezca algún morador
del edificio, a fin de que se adopten las medidas que el caso
requiera para evitar su propagación;
u) Conservar la unidad, las partes del edificio de uso
común y las instalaciones, en perfecto estado de
aseo, orden e higiene;
v) Permitir el acceso del administrador y/o persona
comisionada por él, a las unidades de propiedad exclusiva
cada vez que ello resulte necesario para el cumplimiento de este
reglamento y/o del de copropiedad y administración ;
w) Designar en caso de ausencia del departamento, depositario
de las llaves y poner en conocimiento
del encargado el nombre y domicilio de aquél, a los
efectos previstos en el inciso precedente;
x) Dar aviso al encargado y dejar constancia del mismo en el
libro que al
efecto aquél deberá tener a disposición de
los señores propietarios, de toda reclamación y/o
queja atinente a las cosas y/o servicios de la propiedad.
Los señores propietarios harán uso de los
derechos emergentes del dominio y del
condominio que tienen sobre las partes de propiedad exclusiva y
comunes, respectivamente, conforme con las disposiciones,
restricciones y limitaciones que al efecto imponga la autoridad
pública competente, haciéndose personalmente
responsables de las consecuencias que pudieran originarse por
falta de cumplimiento de las mismas. Serán igualmente
responsables de todo daño que se ocasione a las cosas y/o
personas por la inobservancia de las obligaciones puestas a su
cargo por el presente reglamento.
Artículo 4º: Los señores
propietarios harán uso de los derechos emergentes del
dominio y del condominio que tienen sobre las partes de propiedad
exclusiva y comunes, respectivamente, conforme con las
disposiciones, restricciones y limitaciones que al efecto imponga
la autoridad pública competente, haciéndose
personalmente responsables de las consecuencias que pudieran
originarse por falta de cumplimiento de las mismas. Serán
igualmente responsables de todo daño que se ocasione a las
cosas y/o personas por la inobservancia de las obligaciones
puestas a su cargo por el presente reglamento.
CAPITULO SEGUNDO
III.- De las obligaciones del Administrador
Artículo 5º: Sin perjuicio de lo establecido en el
reglamento de copropiedad y administración acerca de las
obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes
normas a las cuales éste deberá ajustar su
cometido:
a) Atender con solicitud
todo reclamo que formulen los señores propietarios sobre
cuestiones atinentes a uso, destino y mantenimiento del edificio
y sus servicios generales;
b)Arbitrar los medios
necesarios para exigir que el personal dependiente del consorcio
cumpla fielmente con las obligaciones que tenga a su cargo;
c) Velar y hacer velar por el fiel cumplimiento del reglamento
de copropiedad y administración y del presente reglamento
interno;
d) Formular ante las autoridades públicas competentes
toda reclamación relativa a cuestiones de interés
del consorcio así como representar a éste ante
aquéllas en los asuntos en que estén en juego los
intereses del mismo.
CAPITULO TERCERO
IV .-De las obligaciones del encargado y suplente en su
caso
Artículo 6º: El encargado y /o suplente de la
propiedad. recibirá las órdenes directa y
exclusivamente del administrador. debiendo desempeñar su
trabajo conforme a las siguientes prescripciones, sin perjuicio
de las modificaciones que imponga el administrador en uso de las
facultades que le son propias.
El encargado y/o suplente deberán:
a) Habitar exclusivamente
la unidad que en el edificio se ha destinado a ese fin, la que
deberán mantener en perfecto estado de
conservación, aseo o higiene;
b) Avisar de inmediato al
administrador toda novedad que se produjera en el edificio;
c) Poner en conocimiento
del administrador, inmediatamente de formulado. cualquier reclamo
que efectúen los propietarios;
d) Acordar a todos y cada
uno de los propietarios por igual el debido tratamiento a que
tienen derecho en su condición de empleadores;
e) Mantener en perfecto
estado de conservación. aseo e higiene todas las partes
comunes del edificio;
f) Vigilar el
buen funcionamiento de las maquinarias del edificio comunicando
al administrador inmediatamente toda novedad y/o inconveniente
que en ellas se produjera;
g) Entregar sin
dilación alguna a cada propietario, la correspondencia,
encomiendas, telegramas, etc., que vinieran dirigidos a ellos.
debiendo firmar los correspondientes recibos;
h) Vigilar la entrada y
salida de personas del edificio, impidiendo sin excepción
la entrada a vendedores ambulantes. y el estacionamiento de
personas en la puerta de acceso del edificio;
i) Impedir la
entrada al edificio de proveedores
fuera del horario que al efecto fije el administrador;
j) Abrir las
puertas de acceso al inmueble a las 7 horas y cerrarlas a las 21
horas;
k) Poner en funcionamiento
y asegurar la prestación de los servicios generales del
edificio dentro del horario y en las oportunidades que fije el
administrador;
l) Acatar en
todas sus partes las órdenes que le imparta el
administrador las que serán fijadas en un libro de
órdenes rubricado por la autoridad competente, el que
permanecerá en poder del encargado, debiendo exhibirlo a
los señores propietarios cada vez que lo requieran. Sin
perjuicio de ello deberá el encargado asimismo acatar las
órdenes que se le impartan, aun cuando las mismas no
figuraran en el indicado libro.
Al encargado le está prohibido:
m) Utilizar la vivienda cuyo uso se le
ha acordado, para otro fin que el de habitarla con Su familia, no
pudiendo darle otro destino ni albergar en ella a personas
extrañas ;
n) Prestar a los
señores propietarios, servicios particulares de cualquier
índole que fueran.
NOTA: En los edificios con garaje, pileta de natación,
jardín, depósito de baúles, etc.,
deberán adecuarse las disposiciones del reglamento interno
a las especiales modalidades que surgen del funcionamiento de los
ámbitos preindicados.
Los
Manuales
Los manuales
administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera
como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en
las actitudes de
la dirección superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las políticas
y procedimientos en
forma escrita y permanente. Un manual
correctamente redactado puede ser un valioso instrumento
administrativo. En esencia, los manuales administrativos
representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas, y por ello, que tiene como propósito
señalar en forma sistemática la información
administrativa.
Estructura de los Manuales:
§
IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente
información:
Logotipo de la
organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y
extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de
elaboración.
Número de
revisión (en su caso).
Unidades responsables de su
elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer
término, las siglas de la organización, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por último, el número de la forma. Entre
las siglas y el número debe colocarse un guión o
diagonal.
§
ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas
correspondientes que forman parte del documento.
§
PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su
contenido, objeto, áreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualización. Puede
incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
áreas comprendidas en el manual.
§
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores de auditoría; facilitar las labores de
auditoría, la evaluación
del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus
jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos
al aumentar la eficiencia
general, además de otras ventajas adicionales.
§ AREAS
DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción
que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración
pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y
a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y
procedimientos meso administrativos o sectoriales.
§
RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
§
POLÍTICAS
O NORMAS
DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en
los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de
operación que precisan las situaciones alterativas que
pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
- Se definirán perfectamente las políticas y/o
normas que circunscriben el marco general de actuación
del personal, a efecto de que esté no incurra en
fallas. - Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de
que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas
con los aspectos administrativos o con el procedimiento
mismo. - Deberán ser lo suficientemente explícitas
para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores. - CONCEPTO(S)
Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especialización requieren
de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual. - PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que
se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con
qué, y cuánto tiempo
se hacen, señalando los responsables de llevarlas a
cabo. Cuando la descripción del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. - FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en
un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o
se adjuntan como apéndices. En la descripción de
las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
específica de éstas, empleando para ello
números
indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su
llenado. - DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de
la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operación
descrita. Además, suelen hacer mención del equipo
o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual,
brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el
empleo de símbolos y/o
gráficos simplificados.
GLOSARIO DE
TéRMINOS. Lista de conceptos de carácter
técnico relacionados con el contenido y técnicas
de elaboración de los manuales
de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales
administrativos requiere de mucha precisión, toda vez
que los datos
tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte
de quien los consulta. Es por ello que se debe poner muchaatención en todas y cada una de sus etapas de
integración,
delineando un proyecto en el que se consiguen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la
ejecución del trabajo.
Importancia de los Manuales:
Los manuales son documentos escritos importantes porque
concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que
deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que
se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra
organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía
práctica que se utiliza como herramienta de soporte para
la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para
lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para
la toma de
decisiones en la administración, ya que facilitan
el aprendizaje
y proporcionan la orientación precisa que requiere la
acción humana en cada una de las unidades administrativas
que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o
de ejecución, pues son una fuente de información
que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realización de las actividades que
se le han encomendado.
Ventajas de los Manuales:
§ Son una
fuente permanente de información sobre las
prácticas generales y sectoriales de la empresa.
§ Son una
herramienta de apoyo en el entrenamiento y
capacitación de nuevos empleados.
§ Logran y
mantienen un sólido plan de
organización.
§ Aseguran que
todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes.
§ Determinan la
responsabilidad de cada puesto y su relación con otros
puestos de la organización.
Desventajas de los Manuales:
§ Constituyen
una herramienta, pero no la solución para todos los
problemas
administrativos que se puedan presentar.
§ Si no se
actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
§ Incluyen solo
los aspectos formales de la organización dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la
misma es notoria.
Ejemplos de Manuales
INTRODUCCION
El presente trabajo consiste en la elaboración de un
manual de
procedimientos usando información suministrada por la
empresa PLASKASA en las áreas de producción, mantenimiento y transporte.
Posteriormente se realizará una descripción
detallada del proceso de
producción, al igual que de 4 diferentes procesos que
toman lugar hoy día en dicha empresa, utilizando las
diferentes herramientas
de diagnóstico.
La elaboración de un manual de procedimientos se logra
mediante la recolección de datos relevantes en los
diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos
humanos quien nos proporciona de las técnicas
necesarias para el logro. Esta investigación también nos ayuda a
determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos
para así poderlas remediar de una manera pronta y
oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar
la productividad
de la empresa.
3. Objetivo del Manual.
El propósito de dicho manual es suministrar
información sobre 4 diferentes procesos
desempeñados en PLASKASA. Dichos manuales fueron
realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de
recursos humanos,
que es la que suministra los métodos
para su desarrollo.
4. Reseña Histórica.
La empresa Plásticos
Kadia, S.A. (PLASKASA), inicia sus operaciones el 31 de Mayo de
1.985, teniendo como ubicación la avenida 64 con esquina
avenida 66, No. B6 y B7, Zona Industrial, en la ciudad de
Maracaibo, Estado Zulia. Tal como lo establece el Registro de
Comercio No. 19, Tomo 33a, inscrita en el Registro Mercantil
Primero de la circunscripción judicial del Estado Zulia.
Con un capital suscrito de Bs. 3.000.000,00 y pagado de Bs.
3.000.000,00. Los accionistas actuales son: Mou Fan Fung Ng quien
suscribió y canceló 750 acciones por
un valor de 1.000
Bolívares cada una, el socio Mou Pui Fung Ng
suscribió y canceló 750 acciones de la empresa, el
socio Mou Shing Fung Ng suscribió y canceló 750
acciones y el socio Yuk Kan Fung Sien suscribió y
canceló 750 acciones de la empresa. Es importante resaltar
que los tres primeros accionistas nombrados son venezolanos y el
cuarto es extranjero pero debidamente autorizado por la
Superintendencia de Inversiones
Extranjeras según Permiso No. S-9879, expedientes No.
15.445 de fecha 03 de Julio de 1984.
Esta organización cuenta con 110 empleados
(actualmente), en donde gran parte del personal conforman la
unidad de producción; y en una pequeña
proporción en el área de gerencia
administrativa.
Plásticos Kadia S.A. tiene como objetivo social la
fabricación de bolsas plásticas, así como
también todas las actividades relacionadas con el plástico.
PLASKASA, en su lucha por mantenerse como una de las
principales empresas, productora de bolsas está en la ruta
hacia la excelencia en la fabricación de este producto; a
través de la actualización de sus procesos gestión
con la adquisición de nuevas tecnología que le
permite estar a la vanguardia en
el mercado satisfaciendo las necesidades de los consumidores,
cuya exigencia fomenta que día a día el producto
sea cada vez de mejor calidad.
5. Misión
La fábrica de Plásticos Kadia, S.A. tiene como
misión, satisfacer las necesidades de los consumidores a
través de la fabricación de bolsas plástica
de diferentes medidas.
Utilizando para tal fin el polietileno de alta y baja densidad y los
colorantes como materia prima
fundamental para el proceso de transformación el cual se
llevará a cabo a través de los departamentos de
Extrusora y Sellado-Empaque; todo
esto basándose en los más modernos enfoques de
calidad, gerencia y tecnología.
6. Visión
Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA) es una fábrica
que tiene como visión mantener su supremacía en el
sector industrial a través de la captación e
incremento de la cartera de clientes.
Ser la empresa líder
de su ramo en el Mercado Nacional participará en el
Mercado Internacional satisfaciendo las necesidades y exigencias
de sus clientes, con producto y servicios de la más alta
calidad a precios
competitivos, utilizando recursos humanos altamente calificados,
los mejores insumos en tecnología de vanguardia, para
lograr ser una empresa altamente rentable.
Cultivar un ambiente donde
todos sus trabajadores sean capacitados y motivados a desarrollar
su más alto potencial de productividad y creatividad,
para que, quienes laboren en ella mantengan compromiso, lealtad y
orgullo, alcanzando así más alta
satisfacción en el trabajo.
Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura
dinámica que promueva inversiones con
potencial de desarrollo y rentabilidad.
Administrar adecuadamente sus recursos, orientándolos
hacia el respeto por el
medio ambiente y al mejoramiento de la sociedad.
Contribuir con el desarrollo del país mediante su
permanencia en el marco económico nacional y su
participación en el mercado internacional, actuando
conforme a principios
éticos y disposiciones legales".
7. Descripción de la Empresa.
Sólo una mirada atenta y creativa puede descubrir en lo
obvio algo nuevo. La tecnología utilizada es la
última disponible en el continente. Nuestros procesos son
diseñados para un permanente perfeccionamiento, al igual
que nuestros profesionales se empeñan en ser expertos
inspirados y futuristas.
PLASKASA quiere fundar su filosofía en la riqueza de los seres
humanos que dan vida al equipo. Creemos en la mayor riqueza que
aporta el trabajar como comunidad,
como un equipo, con el dinamismo que proporciona la variedad de
enfoques, la pluralidad de ideas. Queremos que esto último
sea una fuente principal de nuestro compromiso
innovador.
Esta empresa se dedica a la transformación de
politilenos para el uso diario y oportuno (Bolsas
Plásticas) mediante la maximización de esfuerzos y
el aprovechamiento de los recursos. Aspiramos a ser siempre
expertos en el negocio de nuestro cliente. La
estrategia de
PLASKASA es prestar el mejor servicio desde cerca, porque
sólo allí logramos comprender sus desafíos y
ofrecer nuestra experiencia basada en la realidad. Fidelidad,
compromiso y estrechos vínculos con nuestros clientes y
sus problemas nos permiten conocer y proyectar junto a
ellos.
Para lograr que entre cada cliente y nosotros surjan
respuestas, soluciones
frescas y originales, buscamos cultivar una complicidad
fructífera con ellos. Un vínculo que permita nuevas
perspectivas al momento de los retos y desafíos.
El punto donde buscamos producir la innovación es donde se cruza nuestra
experiencia con la necesidad de soluciones de nuestros clientes.
Allí es donde la visión que tenemos puede producir
resultados duraderos.
Proceso de elaboración de las bolsas con imágenes.
Extrusión: Procesando la materia prima.
Esta vendría a ser la primera etapa en cuanto a todo
proceso que requiera mangas o láminas de polietileno de
alta y baja densidad además del polipropileno
monorientado, ya sea para impresión, laminado, refilado,
sellado o despacho. Se cuenta con un gran número de
extrusoras capaces de generar más de 200 toneladas
mensuales, nuestro personal obrero esta capacitado para cubrir
las exigencias del mercado tanto en polietileno de alta ( mangas
o láminas de alta resistencia,
medidas comerciales, bolsas t-shirt, etc.
Diseño:
Creatividad e imagen. En esta
etapa, conjuntamente con las ideas y/o bocetos propuestos al
cliente se elabora la imagen del producto; para ello contamos con
modernos equipos de cómputo de última
generación y con un equipo de diseñadores, que
desarrollarán propuestas para satisfacer los gustos
más exigentes. A su vez, elaborarán el plan de
diseño, que consiste en la separación de colores a
utilizarse y su distribución en un plano mecánico,
así como la ganancia de puntos, el nivel de curvas, el
porcentaje de colores en tricomías y
cuatricomías.
Filmación: Elaborando el mapa. El diseño ya
terminado y separado por colores se filma en películas de
aluro de plata, llamados negativos; es aquí donde se
controla la densidad y el ángulo de las tramas,
además de su respectiva emulsión.
Pre – Prensa:
Materializando las ideas. Llegada la película a esta
área, el encargado de la Pre-Prensa revisa las
imperfecciones que puedan tener el diseño o los negativos.
Con_ juntamente para una verificación más
exhaustiva se realiza un proceso adicional que se llama
cromachek; que consiste en un filmado de las láminas de
color a través de las cuales se verifica la
superposición de los colores del elemento que se va a
imprimir, fijando los dibujos de las
películas mediante una exposición de ambas en
luz
ultravioleta.
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